どうもこんにちは僕です。
コロナウイルスの影響が深刻になっておりますが、私は絶賛通常運行で通勤し、社畜道を進んでおります。
しかし自宅でリモートワークを始めた方も多いと思います。
通常、リモートどちらもメールは仕事をする中で欠かせない業務となっています。
本日はそのメールに関する本を
内容
近年働き方改革で残業NGが推奨されるケースが増え、限られた時間の中でいかに仕事を速く回していくか問われるようになってきました。
現代の仕事でメールを扱うのは当たり前で、仕事のウエイトを占める割合も増えています。
そのメールの書き方、送り方は社会人である上で絶対に必要なスキルでもあります。
メールを処理するコツとして
文章力、語彙力がなければ、こちらの意図が正しく相手に伝わらない。
素早く内容を把握する読解力も必要。上司に報告するときは要約力もいる。
メールで仕事をスピーディーに回すには段取り力も、相手に対する気遣いや配慮にはコミュニケーション力などメールにはビジネスのエッセンスが詰まっている。
著者の経験と1万通を超えるメール添削で導き出されたメールのコツを紹介する本。
感想
毎日必ずメールを使用しますが、あまりメールの書き方やどう早く処理するかと言う事を考えてきませんでした。
本書で、そのコツを知るだけで改善される部分が多くありました。間違えなくこれからも使用する業務であるのでマスターして損はない筈です。
①単語登録でスピーディーに入力
この機能でキータッチ数をかなり削減できる。
タイピングスキルや語彙のバリエーションなど、習得に時間が掛かるものを補ってくれる。
メールをする回数が多い相手の会社名から名前、挨拶まで一括で登録するのも良いですね。
②テンプレート（定型書式）を120%活用する
同じ目的のメールを送ることが多ければテンプレート化して使い回す。ただ、業務メールであればテンプレートな機械的な対応で良いが、営業メールなどの一対一の場合は、テンプレートという雰囲気が滲み出ない、体温を感じられる工夫が必要。
自分は見積もりを相手に依頼する場合はテンプレートを使い回し、回答へのお礼もテンプレートを使い回しています。
ただお礼も毎回テンプレートだと、冷たい感じなので、一部言い回しを変えて返信しています。
③箇条書きで内容を整理
文章にすると、ガチャガチャ要点が分かりにくい。箇条書きにすることで情報を絞り込む為、コンパクトになり見易く、理解する時間が短くなる。
これは自分も何を伝えたいのか整理出来ますし、返信する際に、その項目に対する回答をする場合も回答しやすい。
また文章で相手から送られてきた場合も、自分で要点を纏めて箇条書きにし相手の伝えたい内容が正しく受け取れたかの確認にも使えます。
④返信しやすさ→返信してもらえる内容か？
・逃げ道を用意して催促メールを送る
「前回のメールがわかりづらかった様な気がしましたので、改めてご連絡しました」など相手の非に触れない言い回しで催促をする。
・期限を1秒でも遅れたら問い合わせる
一方的な印象を与えず期限を設定するには
「○日の○時までに頂きたいのですが、可能でしょうか」と相手の都合を伺う。
期限が過ぎたらすぐに問い合わせのメールを送り、時間厳守という原則に価値を置いている、遅れには断固とした態度で対応するというメッセージを伝え、これ以降もこの人は時間にうるさいという印象付ける！
・選択肢を示して返信を誘導する
曖昧な問い合わせは、相手が回答し難いことがある。その場合は３つくらい選択肢を出してそのどれかを解答にしてもらうようにする。
⑤言葉→相手の心に刺さる言葉を使っているか
・使えるフレーズはストックしておく。
メールが上手な人は表現力が違います。読書をする又は辞書を読むといった方法で、彙力をつけることは重要だが、上手い人のフレーズをマネすることが1番手っ取り早い方法です。
たまにこの人の言い回しすごく良いなぁーと思ったらストックして自分でも使ってみるのが良いですね。
・ネガティブフレーズをポジティブフレーズに変換する。
ビジネスシーンでは短く簡潔に伝える事が大切だが、表現がストレート過ぎたり、言葉が足らず相手にとっては気持ちの良いメールではない可能性がある。
自分の行動を詫びるのではなく相手の行動に感謝すること、
「お電話をいただき申し訳ございません」
より
「お電話いただきありがとうございます」
の方が気持ちがいい印象を与える。
営業メールで過度に恐縮する配慮はいらない。
「突然のメールにて失礼いたします」、「初めてご連絡いたします」という書き出しで充分。
また、「させていただきます」などの過剰な敬語がメールを読み辛くしている原因です。
「いたします」で事足りる。
自分も気が小さいので、申し訳ありませんというフレーズを結構使っていましたが、印象はあまり良くないですね。
また、過度に恐縮して「させて頂きます」も連発したりと自分を卑下し過ぎるのも今後直していきたいですね。
メール以外の何気な〜くやっている作業も、改善出来そうならどんどん改善して、時間を効率よく使って早く帰れるように日々研鑽です！
